En tant qu’indépendant ou dirigeant d’entreprise, vos impôts sont calculés sur base de votre revenu imposable annuel, qui correspond :
- Pour un indépendant : à votre chiffre d’affaires moins tous les frais professionnels engagés durant l’année.
- Pour un dirigeant d’entreprise : à votre rémunération brute moins les frais professionnels réels (qui ne sont pas pris en charge par la société), si vous n’optez pas pour le forfait de charge de 3%.
Il est intéressant de répertorier ces frais pour diminuer au maximum le montant de votre revenu imposable, mais de quoi s’agit-il ?
Qu’est-ce que les frais professionnels ?
Il s’agit de dépenses engagées ou de charges supportées, répondant à ces 4 critères :
- Être liées à votre activité professionnelle. Les dépenses mixtes, engagées à la fois pour des besoins personnels et professionnels, ne sont déductibles qu’en proportion de la partie liée à l’activité professionnelle. Les achats personnels ne sont jamais déductibles ;
- Être justifiées. Vous devez toujours disposer d’une facture, d’une note de frais ou d’une autre preuve d’achat ;
- Être engagées ou supportées au cours de l’année où vous avez généré des revenus ;
- Être engagées dans le but d’enrichir ou de conserver les revenus imposables.
Quels frais peuvent être pris en compte ?
Certains frais sont totalement déductibles, alors que d’autres ne le sont que partiellement. Pour ces derniers, le montant est définit selon leur nature.
Les frais totalement déductibles les plus courants
On retrouve notamment :
- Les frais de locaux pour votre activité d’indépendant : le loyer, les intérêts hypothécaires, l’eau, l’électricité, le chauffage, le gaz, etc. Si votre activité est basée à votre domicile, les frais déductibles sont calculés en fonction de l’utilisation privée/professionnelle des lieux (exemple : vous occupez un espace de travail représentant 10% de la superficie de votre maison pour votre activité professionnelle, alors vous pouvez déduire uniquement 10% des coûts liés).
- Les frais de GSM : en tant qu’indépendant, seule la part professionnelle est déductible. En tant que société, vous pouvez déduire intégralement les frais liés à votre abonnement et à l’achat de votre smartphone, mais l’utilisation personnelle devra être compensée par un avantage en nature (voir notre article sur les ATN).
- Les frais publicitaires : en règle générale, ces coûts sont entièrement déductibles. Pour le sponsoring, il est nécessaire de démontrer qu’il contribue au développement de l’entreprise.
- Les frais de représentation : ils couvrent les dépenses engagées pour établir ou consolider les relations avec vos clients, fournisseurs et partenaires. Ce sont tous les frais qui servent à « représenter » votre entreprise. Cette catégorie est souvent perçue comme un « fourre-tout », ce qui peut amener certains indépendants à inclure des dépenses personnelles et les contrôleurs fiscaux sont conscients de ces abus. Il est donc essentiel de les maintenir à un niveau raisonnable (exemples : alimentation, vêtements, parking, transport, hôtel, etc.)
- Les frais de consultance : s’ils sont directement liés à votre activité professionnelle, les honoraires facturés par un expert-comptable, un fiscaliste ou encore un juriste sont entièrement déductibles.
- Les vêtements professionnels : ils sont entièrement déductibles uniquement s’il s’agit de vêtements spécifiques liés à votre activité (exemple : des chaussures de sécurité). Les vêtements non spécifiques mais obligatoires doivent arborer le logo de l’entreprise pour être déductibles (exemple : un t-shirt).
- Les cotisations sociales : les cotisations sociales payées par l’entreprise sur les salaires des travailleurs sont considérées comme frais professionnelles 100% déductibles. En tant que dirigeant d’entreprise indépendant, vous êtes responsable du paiement de vos propres cotisations sociales. En société, elles peuvent tout de même être déductibles, il s’agit d’un avantage de toute nature.
- Etc.
Les frais partiellement déductibles les plus courants
On retrouve notamment :
- Les frais de restaurant : ils sont déductibles à 69%, si le repas est pris dans un lieu public, sinon la déduction sera limitée à 50%. Il existe, cependant, quelques spécifications comme :
- les frais engendrés pour l’ensemble du personnel lors de la Saint-Nicolas, Noël, Nouvel An, etc. (max. une fois par an, déductibles à 100%).
- Les frais de réception : ils sont déductibles à 50%. Il existe également quelques exceptions comme :
- les frais de démonstration ou de dégustation (déductibles à 100%).
- les frais engendrés pour l’ensemble du personnel lors de la Saint-Nicolas, Noël, Nouvel An, etc. (max. une fois par an, déductibles à 100%).
- Les cadeaux d’affaires : ils sont déductibles à 50%. Vous pouvez retrouver plus d’informations sur ces frais via notre article en ligne. (+ lien) Il existe quelques exceptions comme :
- les cadeaux offerts dans le cadre des voyages à l’étranger (déductibles à 100%).
- les échantillons commerciaux (déductibles à 100%, s’il s’agit des produits de l’entreprise).
- Les frais de déplacements : vous pouvez opter pour un forfait légal, établi selon le barème et les revenus du travailleur, ou pour une déduction des frais réels, en tenant compte de certains éléments (uniquement pour les frais réels) :
Les déplacements domicile – lieu de travail :
- En cas d’utilisation du véhicule propre, le travailleur a la possibilité de déduire un montant forfaitaire de 0,15€/km, qui inclut tous les frais (entretien, carburant, réparations, taxes, etc.).
- En cas d’utilisation d’un autre mode de transport (transport en commun, à pied, vélo, etc.), le travailleur a le choix entre opter pour les frais réels liés à son mode de transport ou bien le forfait de 0,15€/km (sauf pour le vélo qui a un forfait de 0,24€/km).
Les autres déplacements professionnels :
- Lorsque vous utilisez votre voiture, certains frais sont calculés selon plusieurs critères, notamment les émissions de CO2 du véhicule (plus d’informations à ce sujet via le SPF Finances).
- Lorsque vous utilisez votre moto, tous les frais sont déductibles.
- Lorsque vous utilisez un autre moyen de transport, vous pouvez déduire entièrement la partie professionnelle des frais engagés.
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